今回は、エリアリンク改革プロジェクト３の一つでもある「紙ゼロ・作業ゼロ」というテーマでお話いたします。

紙ゼロに関しては、Ａｍａｚｏｎから来た社員に、「エリアリンクは、わざわざ紙を使う文化がある会社だと思った」と言われたとき、大きな衝撃を受けたことから始まりました。そうして、今年の６月から紙ゼロ・作業ゼロをスタートしたのです。

紙が無くなると良くなることとして、紙の枚数が減った分、経費が削減されるということもありますが、印刷する時間、コピーする時間といった関連する作業時間まで削減することができるということです。まずは、複合機の使い方において、印刷する資料の目的を明確にし、カラー印刷のルールを決めただけで、用紙を約１／３まで削減することができました。これは紙が２／３減ったということではなく、２／３のコピーや印刷、その待ち時間も減ったということになります。

また当社の仕組の中には日報の提出があるのですが、今までは、私は日本でも海外でも出張先のホテルでもＦＡＸで受け取っていました。多い時は１日１００枚にも上る日報を秘書室が集め、私の出張先へＦＡＸで送信しなければならず、送付完了の確認が取れるまで帰れないということも良くありました。それが今では、ｉＰａｄを活用した提出方法に変更され、秘書室の負担がゼロになっただけではなく、私が返信した内容を社員がすぐに確認できるようになり、日報としての効果も大いに改善されました。当社の紙ゼロ・作業ゼロプロジェクトは、単なる節約で紙や作業をゼロにするという考えとは根本から異なります。無駄な仕事が減ったことにより、仕事の目的をより早く達成できるようになっていくということなのです。

一方、作業ゼロに関しては、実際１日の時間の中での作業はたくさんあると思います。当社では、毎日一つ一つの仕事に対して○△×で真剣度を判定して、さらに１日を１０点満点で評価しています。作業や受け身で行った仕事は、極端に言うと×になります。

今回６月から９月にかけて実施した紙ゼロ・作業ゼロの取組のおかげで、会社は随分変わりました。社員の中には、「早く帰れるようになった。」との感想を持つ社員もいますが、それは違います。削減された時間だけ、より効率的なこと、より仕事の目的に向かうことができるようになることが本来だと、私は常々言っています。

そのような効果の１つの事例が、現在では各部署で「黄色信号」として、ちょっとした問題や気になることを発信していくという取組です。問題が浮き彫りになる前に、気になることを発信して、お互いに共有すると同時に解決を図っていくことで、日々の問題意識が高まり、大問題になる前に解決することができるのです。

当社には、少人数で業績を上げていこうというテーマがあることが、このような取組を全社あげて実行できることに結実していると思います。当社は４年前も正社員１００名、現在も１００名です。おそらく５年後も１００名でしょう。正社員１００名で１００億の利益を実現するという強い想いがあるので、そのためにどうすれば良いかということを常に考え実行しています。恐竜が滅びて、哺乳類が生き残ったように、我々は常に時代に合わせて自分を変えていく必要があります。今回の紙ゼロ・作業ゼロ、それに加えて黄色信号の発信というのは、そういうことを促しているのです。皆様も、今の時代が何を必要としているかを改めて真剣に考えてみてはいかがでしょうか。